EPIC
De oogst van tien jaar Epic
Elektronisch patiëntendossier Epic is jarig: 10 jaar geleden werd het systeem op beide locaties in gebruik genomen. Wat zijn de voordelen, wat de valkuilen? En hoe ziet Epic er over tien jaar uit? Menno Regeling, manager bij het EvA Servicecentrum, verpleegkundig hoofd Gwenda Veenboer en anesthesioloog Fabian Kooij reageren op zes stellingen.
Tekst: Stijn Dunk - Illustraties: Gemma Pauwels
10 jaar Epic in Amsterdam UMC: alle reden voor een feestje
Regeling: “We hebben in tien jaar een onschatbare set aan data opgebouwd. Waar artsen en verpleegkundigen elke dag plezier van hebben in het zorgproces. Zij hebben het dossier van een patiënt bij de hand op hun mobiele telefoon. Met vitale gegevens zoals persoonlijke medicatie.”
Veenboer: “De belangrijkste winst van Epic is dat in het elektronisch dossier alle gegevens van een bepaalde patiënt op één plek bij elkaar zijn. En makkelijk toegankelijk voor de mensen die het nodig hebben. Bovendien kunnen we dankzij allerlei overzichten en analyses snel extra informatie naar boven halen. Dat kon in het oude papieren dossier niet.”
Kooij: “We hebben in tien jaar een heleboel dingen voor elkaar gebakken met Epic. De medische dossiers van patiënten en de zorg werden steeds beter aan elkaar verbonden. De meeste gaten zijn gedicht. Neem de allergieën van een patiënt, dat is voor een anesthesioloog belangrijke informatie. Die staan in Epic duidelijk geel gemarkeerd in de bovenbalk. Het systeem werkt goed.”
Epic kende jarenlang de nodige kinderziekten
Regeling: “We zijn inderdaad van heel ver gekomen. Bij de applicaties van Epic duurt het best lang om goed met het systeem te leren werken. De overgang vanuit de vorige systemen was groot, de werkwijze veranderde sterk. Wel hebben we in dit soort zaken enorme vooruitgang geboekt. In 2022 bleek dat Amsterdam UMC internationaal als ziekenhuis de grootste sprong had gemaakt in het verbeteren van het gebruik van Epic. Tegelijkertijd was het systeem nog niet optimaal. Zo is de registratie van de het starten, toedienen en stoppen met medicatie nog flink aangepast. “
Veenboer: “De vraag is: liggen de ervaren problemen aan het systeem of aan het gebruik ervan? Zo wilden we zelf graag met verpleegplannen werken in Epic maar dat is heel complex. Ook hebben we lange tijd vooral notities en observatielijsten ingevuld. Terwijl je ook veel informatie kunt halen uit bepaalde overzichten. Daar is wel hard aan gewerkt.”
Kooij: “Bij Anesthesiologie zijn we pas na drie jaar met Epic meegegaan. We hadden zelf een elektronisch systeem dat helemaal was afgestemd op de IC-zorg. Daar kon een algemeen systeem als Epic moeilijk overheen. Inmiddels vinden mijn collega’s Epic net zo goed. In de begintijd werd er te weinig gebruik gemaakt van alle geavanceerde mogelijkheden. Epic werd vooral gebruikt om alleen gegevens te registreren. Daardoor was het in zekere zin een duur kladblok.”
Meer collega’s dan je denkt werken vaak met Epic
Regeling: “In Amsterdam hebben we zo’n 17.000 medewerkers en daarmee potentiële gebruikers van Epic. Daarvan gebruiken er 12.000 het programma actief, vaak op dagelijkse basis. Dat zijn niet alleen verpleegkundigen en artsen. Ook de geestelijke verzorgers zoals de imam halen informatie over patiënten uit Epic. Net als het patiëntenvervoer, de bewaking en de gipskamer. Zij hebben alleen toegang tot voor hun relevante gegevens. Verder werken ook de zorgadministratie en veel onderzoekers intensief met Epic. Getalsmatig zijn onze patiënten de grootste gebruiker: 410.000 van hen gebruiken actief ‘Mijn Dossier’, het patientenportaal van Epic.
Kooij: “Epic is het systeem wat wij gebruiken voor onze core business. Dus iedereen die daarin werkt, gebruikt het. Ook disciplines als datareporting en beeldvorming hebben de gegevens nodig. Net als de diëtisten en de voedingsassistenten. Bij elkaar het overgrote deel van het personeel.”
Veenboer: “Niet alleen de handen aan het bed gebruiken Epic. Ook onze stafadviseurs kwaliteit. Die meten onder meer wat de zorgzwaarte per patiënt is, zodat je per afdeling kunt berekenen wat er aan zorg nodig en mogelijk is. En wat er specifiek voor zorgmedewerkers nodig zijn. Een mooie samenwerking tussen de stafmedewerkers en de verpleegkundigen.”
Dankzij AI kunnen we Epic steeds sneller verbeteren
Regeling: “We hebben met behulp van AI de eerste stappen gezet bij het reageren op berichten van patiënten richting de zorgverlener. Een algoritme zet zelfstandig op basis van het bericht een tekst klaar als reactie. Dit hoeft de zorgverlener alleen maar te checken en te bevestigen. Daarmee wint je tijd in de spreekkamer en krijgen patiënten sneller antwoord. We zijn ook bezig met een toepassing waarbij AI op basis van de gegevens in Epic voorafgaand aan een consult een samenvatting maakt voor de arts. Ook dat scheelt veel tijd.”
Veenboer: “Ik denk dat de individuele verpleegkundige daar nog niet veel van merkt. Ik zie eerder dat een afdeling als Business Information met AI werkt. Zij doen achter de schermen analyses. Maar de concrete gebruiker komt dit in Epic nog weinig tegen.”
Kooij: “AI is op termijn veelbelovend, maar nu nog niet klaar voor prime time. Neem het automatisch notuleren van consulten. Daarvoor slaat de techniek de plank nog te vaak mis, dan moet je dat weer corrigeren. Over een jaar of tien zijn dit soort technieken wel volwassen denk ik.”
Epic is nog onvoldoende aangesloten op andere ziekenhuizen
Regeling: “Dat klopt. Het blijft doodzonde dat de politiek in 2011 niet besloten heeft in heel Nederland hetzelfde elektronische patiëntendossier in te voeren. Nu hebben zorginstellingen verschillende systemen en dat maakt onderlinge uitwisseling niet makkelijk. Daardoor kan het bijvoorbeeld langer duren voordat een uitslag bekend wordt. Dat is ongemak voor de patiënt.”
Kooij: “Het probleem is dat de verschillende systemen in bezit zijn van diverse multinationals. Die hebben geen interesse in uitwisseling, zij willen hun eigen dataset beschermen. De techniek om het te doen bestaat al, het gaat om de mindset. Een bekend nadeel is het onvoldoende bekend zijn van andere aandoeningen die een patiënt heeft. Zoals een traumaslachtoffer dat ook hartklachten heeft. Hij heeft een dossier bij het OLVG maar wordt bij ons binnengebracht. Dan moet je toch gaan bellen met het andere ziekenhuis om alles helder te krijgen.”
Veenboer: “Hier kan nog heel veel gewonnen worden. Als je privé een vakantie regelt via verschillende elektronische systemen, gaat dat vaak sneller. Tot voor kort werd de papieren overdracht vaak nog uitgeprint en meegegeven aan de patiënt, dat voelt als terug in de tijd. Elektronische uitwisseling is complex en het moet veilig, dat kost tijd. Maar het kan sneller.”
Over 10 jaar, in 2035, zijn er grote stappen gezet
Veenboer: “Ik denk dat we dan werken met zogeheten ambient listening. Daarmee kun je informatie in Epic via spraak invoeren in plaats van door te typen. Ook zal het systeem meer zelf suggesties geven, bijvoorbeeld als je visite loopt. Moet het beleid worden aangepast, kan het infuus minder? En ik hoop dat in 2035 de communicatie met huisartsen en andere zorginstellingen vlekkeloos is.”
Kooij: “Ik schat in dat Nederland dan meer is toegegroeid naar één elektronisch basisdossier. Waardoor de uitwisseling beter gaat. AI heeft dan inmiddels echt meerwaarde. Zo kun je de meer verfijnde algoritmen inzetten voor de ondersteuning bij het stellen van een diagnose.”
Regeling: “Ik verwacht dat de onderlinge uitwisseling van gegevens sterk verbetert. Onder meer omdat ziekenhuizen meer dezelfde taal en codering gebruiken. Daarnaast verwacht ik van AI veel vernieuwingen, zoals het meeluisteren van apparatuur met een consult: die maakt alvast notities en plaats waar mogelijk orders. Dat scheelt weer tijd en snelheid. Op dit moment zijn we al bezig met het programma ‘EPD voor de toekomst’. Met het EvA Servicecentrum en de dienst ICT werken we toe naar één integraal patiëntendossier:1EPD. Daardoor doe je geen dubbel werk meer en wordt het gebruik van Epic minder omslachtig.” •
EPIC
De oogst van tien jaar Epic
Elektronisch patiëntendossier Epic is jarig: 10 jaar geleden werd het systeem op beide locaties in gebruik genomen. Wat zijn de voordelen, wat de valkuilen? En hoe ziet Epic er over tien jaar uit? Menno Regeling, manager bij het EvA Servicecentrum, verpleegkundig hoofd Gwenda Veenboer en anesthesioloog Fabian Kooij reageren op zes stellingen.
Over 10 jaar, in 2035, zijn er grote stappen gezet
Veenboer: “Ik denk dat we dan werken met zogeheten ambient listening. Daarmee kun je informatie in Epic via spraak invoeren in plaats van door te typen. Ook zal het systeem meer zelf suggesties geven, bijvoorbeeld als je visite loopt. Moet het beleid worden aangepast, kan het infuus minder? En ik hoop dat in 2035 de communicatie met huisartsen en andere zorginstellingen vlekkeloos is.”
Kooij: “Ik schat in dat Nederland dan meer is toegegroeid naar één elektronisch basisdossier. Waardoor de uitwisseling beter gaat. AI heeft dan inmiddels echt meerwaarde. Zo kun je de meer verfijnde algoritmen inzetten voor de ondersteuning bij het stellen van een diagnose.”
Regeling: “Ik verwacht dat de onderlinge uitwisseling van gegevens sterk verbetert. Onder meer omdat ziekenhuizen meer dezelfde taal en codering gebruiken. Daarnaast verwacht ik van AI veel vernieuwingen, zoals het meeluisteren van apparatuur met een consult: die maakt alvast notities en plaats waar mogelijk orders. Dat scheelt weer tijd en snelheid. Op dit moment zijn we al bezig met het programma ‘EPD voor de toekomst’. Met het EvA Servicecentrum en de dienst ICT werken we toe naar één integraal patiëntendossier:1EPD. Daardoor doe je geen dubbel werk meer en wordt het gebruik van Epic minder omslachtig.” •
Epic is nog onvoldoende aangesloten op andere ziekenhuizen
Regeling: “Dat klopt. Het blijft doodzonde dat de politiek in 2011 niet besloten heeft in heel Nederland hetzelfde elektronische patiëntendossier in te voeren. Nu hebben zorginstellingen verschillende systemen en dat maakt onderlinge uitwisseling niet makkelijk. Daardoor kan het bijvoorbeeld langer duren voordat een uitslag bekend wordt. Dat is ongemak voor de patiënt.”
Kooij: “Het probleem is dat de verschillende systemen in bezit zijn van diverse multinationals. Die hebben geen interesse in uitwisseling, zij willen hun eigen dataset beschermen. De techniek om het te doen bestaat al, het gaat om de mindset. Een bekend nadeel is het onvoldoende bekend zijn van andere aandoeningen die een patiënt heeft. Zoals een traumaslachtoffer dat ook hartklachten heeft. Hij heeft een dossier bij het OLVG maar wordt bij ons binnengebracht. Dan moet je toch gaan bellen met het andere ziekenhuis om alles helder te krijgen.”
Veenboer: “Hier kan nog heel veel gewonnen worden. Als je privé een vakantie regelt via verschillende elektronische systemen, gaat dat vaak sneller. Tot voor kort werd de papieren overdracht vaak nog uitgeprint en meegegeven aan de patiënt, dat voelt als terug in de tijd. Elektronische uitwisseling is complex en het moet veilig, dat kost tijd. Maar het kan sneller.”
Dankzij AI kunnen we Epic steeds sneller verbeteren
Regeling: “We hebben met behulp van AI de eerste stappen gezet bij het reageren op berichten van patiënten richting de zorgverlener. Een algoritme zet zelfstandig op basis van het bericht een tekst klaar als reactie. Dit hoeft de zorgverlener alleen maar te checken en te bevestigen. Daarmee wint je tijd in de spreekkamer en krijgen patiënten sneller antwoord. We zijn ook bezig met een toepassing waarbij AI op basis van de gegevens in Epic voorafgaand aan een consult een samenvatting maakt voor de arts. Ook dat scheelt veel tijd.”
Veenboer: “Ik denk dat de individuele verpleegkundige daar nog niet veel van merkt. Ik zie eerder dat een afdeling als Business Information met AI werkt. Zij doen achter de schermen analyses. Maar de concrete gebruiker komt dit in Epic nog weinig tegen.”
Kooij: “AI is op termijn veelbelovend, maar nu nog niet klaar voor prime time. Neem het automatisch notuleren van consulten. Daarvoor slaat de techniek de plank nog te vaak mis, dan moet je dat weer corrigeren. Over een jaar of tien zijn dit soort technieken wel volwassen denk ik.”
Meer collega’s dan je denkt werken vaak met Epic
Regeling: “In Amsterdam hebben we zo’n 17.000 medewerkers en daarmee potentiële gebruikers van Epic. Daarvan gebruiken er 12.000 het programma actief, vaak op dagelijkse basis. Dat zijn niet alleen verpleegkundigen en artsen. Ook de geestelijke verzorgers zoals de imam halen informatie over patiënten uit Epic. Net als het patiëntenvervoer, de bewaking en de gipskamer. Zij hebben alleen toegang tot voor hun relevante gegevens. Verder werken ook de zorgadministratie en veel onderzoekers intensief met Epic. Getalsmatig zijn onze patiënten de grootste gebruiker: 410.000 van hen gebruiken actief ‘Mijn Dossier’, het patientenportaal van Epic.
Kooij: “Epic is het systeem wat wij gebruiken voor onze core business. Dus iedereen die daarin werkt, gebruikt het. Ook disciplines als datareporting en beeldvorming hebben de gegevens nodig. Net als de diëtisten en de voedingsassistenten. Bij elkaar het overgrote deel van het personeel.”
Veenboer: “Niet alleen de handen aan het bed gebruiken Epic. Ook onze stafadviseurs kwaliteit. Die meten onder meer wat de zorgzwaarte per patiënt is, zodat je per afdeling kunt berekenen wat er aan zorg nodig en mogelijk is. En wat er specifiek voor zorgmedewerkers nodig zijn. Een mooie samenwerking tussen de stafmedewerkers en de verpleegkundigen.”
Epic kende jarenlang de nodige kinderziekten
Regeling: “We zijn inderdaad van heel ver gekomen. Bij de applicaties van Epic duurt het best lang om goed met het systeem te leren werken. De overgang vanuit de vorige systemen was groot, de werkwijze veranderde sterk. Wel hebben we in dit soort zaken enorme vooruitgang geboekt. In 2022 bleek dat Amsterdam UMC internationaal als ziekenhuis de grootste sprong had gemaakt in het verbeteren van het gebruik van Epic. Tegelijkertijd was het systeem nog niet optimaal. Zo is de registratie van de het starten, toedienen en stoppen met medicatie nog flink aangepast. “
Veenboer: “De vraag is: liggen de ervaren problemen aan het systeem of aan het gebruik ervan? Zo wilden we zelf graag met verpleegplannen werken in Epic maar dat is heel complex. Ook hebben we lange tijd vooral notities en observatielijsten ingevuld. Terwijl je ook veel informatie kunt halen uit bepaalde overzichten. Daar is wel hard aan gewerkt.”
Kooij: “Bij Anesthesiologie zijn we pas na drie jaar met Epic meegegaan. We hadden zelf een elektronisch systeem dat helemaal was afgestemd op de IC-zorg. Daar kon een algemeen systeem als Epic moeilijk overheen. Inmiddels vinden mijn collega’s Epic net zo goed. In de begintijd werd er te weinig gebruik gemaakt van alle geavanceerde mogelijkheden. Epic werd vooral gebruikt om alleen gegevens te registreren. Daardoor was het in zekere zin een duur kladblok.”
10 jaar Epic in Amsterdam UMC: alle reden voor een feestje
Regeling: “We hebben in tien jaar een onschatbare set aan data opgebouwd. Waar artsen en verpleegkundigen elke dag plezier van hebben in het zorgproces. Zij hebben het dossier van een patiënt bij de hand op hun mobiele telefoon. Met vitale gegevens zoals persoonlijke medicatie.”
Veenboer: “De belangrijkste winst van Epic is dat in het elektronisch dossier alle gegevens van een bepaalde patiënt op één plek bij elkaar zijn. En makkelijk toegankelijk voor de mensen die het nodig hebben. Bovendien kunnen we dankzij allerlei overzichten en analyses snel extra informatie naar boven halen. Dat kon in het oude papieren dossier niet.”
Kooij: “We hebben in tien jaar een heleboel dingen voor elkaar gebakken met Epic. De medische dossiers van patiënten en de zorg werden steeds beter aan elkaar verbonden. De meeste gaten zijn gedicht. Neem de allergieën van een patiënt, dat is voor een anesthesioloog belangrijke informatie. Die staan in Epic duidelijk geel gemarkeerd in de bovenbalk. Het systeem werkt goed.”
Tekst: Stijn Dunk - Illustraties: Gemma Pauwels