Huisvesting
Minder vaste plekken,
meer ontmoetingen
Transparant zitje in kantoorvleugel G7
De kantoorruimte binnen Amsterdam UMC gaat efficiënter benut worden. Ruimtes worden vaker gedeeld, het vaste eigen bureau is niet meer vanzelfsprekend. Tegelijk ontstaan er nieuwe kantoorconcepten met meer ruimte voor afwisseling en ontmoeting. “Hier komt iedereen bij elkaar.”
Tekst: Mieke Zijlmans - Foto’s: Gerritjan Huininkk
“Wij hebben de mooiste plek: een fraai uitzicht naar buiten en we zitten direct boven onze eigen verpleegafdeling”, aldus Jan Prins, afdelingshoofd Interne Geneeskunde. Prins behoort tot de medewerkers die meedachten over de vernieuwing van de kantoorvleugel op G7, locatie AMC. Voorheen had hij een kantoor zonder uitzicht. Het echte verschil met zijn vorige werkplek is dat dit formeel niet ‘zijn’ kantoor is: wanneer Prins op pad is, mag iedereen de werkplek gebruiken. “Ik snap het uitgangspunt”, zegt hij. “Dat iedereen een eigen kamer heeft die vervolgens vaak leegstaat, kan niet meer.”
De nieuwe kantoorvleugel is in december vorig jaar geopend. Het ruikt er zelfs nog naar nieuwe vloerbedekking. Een nadeel is, vindt Prins, dat voortaan eigen boekenkasten, privéspullen en dingen aan de muur taboe zijn: “We hebben geen kasten meer, dus ik moest alles weggooien. Jammer dat je niets persoonlijks kunt neerzetten. Maar dit is beleid: clean desk policy.” Het idee erachter is dat persoonlijke spullen het gedeelde gebruik hinderen.
Werkplekken delen
Er zijn in de beddentorens al veel verpleegafdelingen verbouwd, maar G7 is de eerste kantoorruimte die from scratch volgens een nieuw concept is opgezet. Met het voordeel dat de mensen die er gaan werken mee konden praten over de meest ideale inrichting. Op G7 huizen divisies 1 en 3: Interne Geneeskunde en het Hartcentrum.
De vernieuwingen passen goed in de doelen van het project Change!: de noodzaak om uitgaven ziekenhuisbreed te beperken. De raad van bestuur heeft het nieuwe kantoorbeleid onlangs bekrachtigd. “We moeten minder geld uitgeven”, benadrukt rvb-lid Karen Kruijthof. “De kosten zitten hem in mensen, materialen en vierkante meters.” Amsterdam UMC huurt nu voor miljoenen euro’s gebouwen van externe partijen. Wanneer het ziekenhuis de medewerkers die daar werken binnen de eigen muren haalt, scheelt dat serieus geld. “Dus dient er over werkplekken anders te worden gedacht”, stelt Kruijthof. “‘Delen’ is het nieuwe ‘hebben’.”
Projectleider Rutger Kriek leidde de veranderingen rond kantoorvleugel G7 in goede banen: “Om te beginnen stel je een programma van eisen op: ‘Wie zitten daar? En hoe vaak zijn die mensen er daadwerkelijk?’ De indruk was: de ruimte werd maar beperkt gebruikt. Toen zijn we wekenlang de feitelijke bezetting gaan turven: daaruit bleek dat tijdens de ‘piek’ slechts veertig procent van de plekken bezet was. We kunnen dus toe met minder.” Kern van de nieuwe inrichting: het ziekenhuis gaat over op ‘gedeelde’ werkplekken, mede mogelijk door toename van thuiswerken. Daardoor zijn er uiteindelijk minder kantoorvleugels nodig.
W
‘Alle ruimte is van iedereen’
Meedenken
“Alle medewerkers hebben hun eigen zogeheten kantoorprofiel: artsen, onderzoekers, managers, het secretariaat, enzovoort”, legt Kriek uit. “Chirurgen werken ook aan de operatietafel, of op de poli. Internisten zitten veel op de poli. Arts-onderzoekers gebruiken vaak een bureau. Ook secretaresses hebben een bureau nodig.” Wat volgde was een langdurig traject van verkenningsrondes, mogelijkheden tot meedenken en bezwaren inventariseren. In 2017 werd een ontwerpweek georganiseerd met een architect en een aantal medewerkers, onder wie Jan Prins. Kriek: “De hoofdvraag was: wat verstaan we onder goede werkplekken? Simpel zou zijn geweest: bouw een kantoortuin met flexplekken. Maar daar had helemaal níemand oren naar. Zéker niet de dokters: die bellen met collega’s, met AIOS, met patiënten. Iedereen luistert mee. Dat wil je niet.”
De vormgeving en uitvoering van het huisvestingsbeleid ligt op het bordje van de Dienst Huisvesting Vastgoed en Techniek (HVT). Algemeen directeur HVT Emile Spek: “We hebben te veel extensief gebruikte gebouwen. De ‘gebruikte ruimte’ is veel minder dan de ‘geclaimde ruimte’. Met het hybride werken is het ruimtegebruik binnenshuis minder geworden. Daarom gaan we meer delen. Alle ruimte is van iedereen. Alle grote stafwerkgebieden - kantoren en dergelijke- zullen zo worden. Van dezelfde hoeveelheid vierkante meters kantoorruimte zullen méér medewerkers gebruik gaan maken. Tegelijk streven wij er gericht naar om aantrekkelijkere werkgebieden te maken. Die beter bijdragen aan de onderlinge ontmoeting van collega’s.”
Ontmoetingsplek
Het ideale plaatje dat ontstond tijdens de ontwerpweek, werd de indeling zoals die nu is op G7. Kantoorruimtes in diverse maten, met glazen wanden tussen kantoren en gangen. Open, transparant, toegankelijk. Er zijn ruimtes voor één en voor meerdere personen, vergaderlocaties voor grotere en kleinere overleggen. Overal staan bureaus; alle werkplekken zijn voor iedereen beschikbaar, al is er wel een focus op medische specialisaties. Zo zijn er ruimtes –‘aanlandplekken’- waarin medewerkers van Interne of die van het Hartcentrum zich concentreren. Alleen het secretariaat heeft een vaste kantoorruimte. Er is een wand met lockers voor wie bezittingen – tijdelijk - veilig wil opbergen.
Opvallend is de ontmoetingszone bij de ingang, met zitjes en tafeltjes. Daar zitten en staan mensen regelmatig te praten en te sparren, kopje in de hand. Projectleider Kriek: “Voor de ontmoeting is deze zone belangrijk. Alles komt hier bij elkaar.”
“Ik ben het eens met deze verandering in het huisvestingsbeleid. Ik vind het een mooie oplossing”, stelt directeur Hartcentrum Rob van der Kolk. “We hebben expres niet gekozen voor een kantoortuin; mensen willen kunnen bellen en vergaderen, maar niet verplicht in de grote ruimte. Deze kantoorvleugel is een mix van de mogelijkheid een eenpersoonskamer te gebruiken en samen te zitten met collega’s. Dit is goed voor het werk, maar soms lastig voor het thuisgevoel van de medewerkers. Het ziet er nog wat ‘fabriekerig’ uit.”
Tafelvoetbal
Om een groter thuisgevoel te creëren, is besloten dat medewerkers hun wensen mogen doorgeven. Er kunnen bijvoorbeeld voorstellen gedaan worden voor het plaatsen van een boekenkast, een plant of een tafelvoetbalspel in de centrale ruimte. “Natuurlijk is er ruimte voor verbetering. De ontmoetingsruimte kan gezelliger”, aldus Van der Kolk. “Maar ik ben aangenaam verrast dat medewerkers - ook van de verschillende disciplines - elkaar in de transparante ruimte zichtbaar vaker ongepland tegenkomen, kort overleggen; of gewoon: samen koffiedrinken.” •
De kantoorruimte binnen Amsterdam UMC gaat efficiënter benut worden. Ruimtes worden vaker gedeeld, het vaste eigen bureau is niet meer vanzelfsprekend. Tegelijk ontstaan er nieuwe kantoorconcepten met meer ruimte voor afwisseling en ontmoeting. “Hier komt iedereen bij elkaar.”
Minder vaste plekken,
meer ontmoetingen
Huisvesting
Transparant zitje in kantoorvleugel G7
Meedenken
“Alle medewerkers hebben hun eigen zogeheten kantoorprofiel: artsen, onderzoekers, managers, het secretariaat, enzovoort”, legt Kriek uit. “Chirurgen werken ook aan de operatietafel, of op de poli. Internisten zitten veel op de poli. Arts-onderzoekers gebruiken vaak een bureau. Ook secretaresses hebben een bureau nodig.” Wat volgde was een langdurig traject van verkenningsrondes, mogelijkheden tot meedenken en bezwaren inventariseren. In 2017 werd een ontwerpweek georganiseerd met een architect en een aantal medewerkers, onder wie Jan Prins. Kriek: “De hoofdvraag was: wat verstaan we onder goede werkplekken? Simpel zou zijn geweest: bouw een kantoortuin met flexplekken. Maar daar had helemaal níemand oren naar. Zéker niet de dokters: die bellen met collega’s, met AIOS, met patiënten. Iedereen luistert mee. Dat wil je niet.”
De vormgeving en uitvoering van het huisvestingsbeleid ligt op het bordje van de Dienst Huisvesting Vastgoed en Techniek (HVT). Algemeen directeur HVT Emile Spek: “We hebben te veel extensief gebruikte gebouwen. De ‘gebruikte ruimte’ is veel minder dan de ‘geclaimde ruimte’. Met het hybride werken is het ruimtegebruik binnenshuis minder geworden. Daarom gaan we meer delen. Alle ruimte is van iedereen. Alle grote stafwerkgebieden - kantoren en dergelijke- zullen zo worden. Van dezelfde hoeveelheid vierkante meters kantoorruimte zullen méér medewerkers gebruik gaan maken. Tegelijk streven wij er gericht naar om aantrekkelijkere werkgebieden te maken. Die beter bijdragen aan de onderlinge ontmoeting van collega’s.”
Ontmoetingsplek
Het ideale plaatje dat ontstond tijdens de ontwerpweek, werd de indeling zoals die nu is op G7. Kantoorruimtes in diverse maten, met glazen wanden tussen kantoren en gangen. Open, transparant, toegankelijk. Er zijn ruimtes voor één en voor meerdere personen, vergaderlocaties voor grotere en kleinere overleggen. Overal staan bureaus; alle werkplekken zijn voor iedereen beschikbaar, al is er wel een focus op medische specialisaties. Zo zijn er ruimtes –‘aanlandplekken’- waarin medewerkers van Interne of die van het Hartcentrum zich concentreren. Alleen het secretariaat heeft een vaste kantoorruimte. Er is een wand met lockers voor wie bezittingen – tijdelijk - veilig wil opbergen.
Opvallend is de ontmoetingszone bij de ingang, met zitjes en tafeltjes. Daar zitten en staan mensen regelmatig te praten en te sparren, kopje in de hand. Projectleider Kriek: “Voor de ontmoeting is deze zone belangrijk. Alles komt hier bij elkaar.”
“Ik ben het eens met deze verandering in het huisvestingsbeleid. Ik vind het een mooie oplossing”, stelt directeur Hartcentrum Rob van der Kolk. “We hebben expres niet gekozen voor een kantoortuin; mensen willen kunnen bellen en vergaderen, maar niet verplicht in de grote ruimte. Deze kantoorvleugel is een mix van de mogelijkheid een eenpersoonskamer te gebruiken en samen te zitten met collega’s. Dit is goed voor het werk, maar soms lastig voor het thuisgevoel van de medewerkers. Het ziet er nog wat ‘fabriekerig’ uit.”
Tafelvoetbal
Om een groter thuisgevoel te creëren, is besloten dat medewerkers hun wensen mogen doorgeven. Er kunnen bijvoorbeeld voorstellen gedaan worden voor het plaatsen van een boekenkast, een plant of een tafelvoetbalspel in de centrale ruimte. “Natuurlijk is er ruimte voor verbetering. De ontmoetingsruimte kan gezelliger”, aldus Van der Kolk. “Maar ik ben aangenaam verrast dat medewerkers - ook van de verschillende disciplines - elkaar in de transparante ruimte zichtbaar vaker ongepland tegenkomen, kort overleggen; of gewoon: samen koffiedrinken.” •
Tekst: Mieke Zijlmans - Foto’s: Gerritjan Huininkk
‘Alle ruimte is van iedereen’
“Wij hebben de mooiste plek: een fraai uitzicht naar buiten en we zitten direct boven onze eigen verpleegafdeling”, aldus Jan Prins, afdelingshoofd Interne Geneeskunde. Prins behoort tot de medewerkers die meedachten over de vernieuwing van de kantoorvleugel op G7, locatie AMC. Voorheen had hij een kantoor zonder uitzicht. Het echte verschil met zijn vorige werkplek is dat dit formeel niet ‘zijn’ kantoor is: wanneer Prins op pad is, mag iedereen de werkplek gebruiken. “Ik snap het uitgangspunt”, zegt hij. “Dat iedereen een eigen kamer heeft die vervolgens vaak leegstaat, kan niet meer.”
De nieuwe kantoorvleugel is in december vorig jaar geopend. Het ruikt er zelfs nog naar nieuwe vloerbedekking. Een nadeel is, vindt Prins, dat voortaan eigen boekenkasten, privéspullen en dingen aan de muur taboe zijn: “We hebben geen kasten meer, dus ik moest alles weggooien. Jammer dat je niets persoonlijks kunt neerzetten. Maar dit is beleid: clean desk policy.” Het idee erachter is dat persoonlijke spullen het gedeelde gebruik hinderen.
Werkplekken delen
Er zijn in de beddentorens al veel verpleegafdelingen verbouwd, maar G7 is de eerste kantoorruimte die from scratch volgens een nieuw concept is opgezet. Met het voordeel dat de mensen die er gaan werken mee konden praten over de meest ideale inrichting. Op G7 huizen divisies 1 en 3: Interne Geneeskunde en het Hartcentrum.
De vernieuwingen passen goed in de doelen van het project Change!: de noodzaak om uitgaven ziekenhuisbreed te beperken. De raad van bestuur heeft het nieuwe kantoorbeleid onlangs bekrachtigd. “We moeten minder geld uitgeven”, benadrukt rvb-lid Karen Kruijthof. “De kosten zitten hem in mensen, materialen en vierkante meters.” Amsterdam UMC huurt nu voor miljoenen euro’s gebouwen van externe partijen. Wanneer het ziekenhuis de medewerkers die daar werken binnen de eigen muren haalt, scheelt dat serieus geld. “Dus dient er over werkplekken anders te worden gedacht”, stelt Kruijthof. “‘Delen’ is het nieuwe ‘hebben’.”
Projectleider Rutger Kriek leidde de veranderingen rond kantoorvleugel G7 in goede banen: “Om te beginnen stel je een programma van eisen op: ‘Wie zitten daar? En hoe vaak zijn die mensen er daadwerkelijk?’ De indruk was: de ruimte werd maar beperkt gebruikt. Toen zijn we wekenlang de feitelijke bezetting gaan turven: daaruit bleek dat tijdens de ‘piek’ slechts veertig procent van de plekken bezet was. We kunnen dus toe met minder.” Kern van de nieuwe inrichting: het ziekenhuis gaat over op ‘gedeelde’ werkplekken, mede mogelijk door toename van thuiswerken. Daardoor zijn er uiteindelijk minder kantoorvleugels nodig.
W
